De organen van een klassieke vennootschap bestaan uit een algemene vergadering van aandeelhouders, een raad van bestuur en als de organisatie groot genoeg is, een vakbond die het personeel vertegenwoordigt. Deze opdeling zorgt voor een ‘partij’-denken met schijnbaar eigen – vaak financiële – belangen. Dit leidt af van de bestaansreden, de missie van de organisatie en onevenwichten tussen stakeholders kan creëren. Bovendien worden er bepaalde stakeholders, zoals klanten en de maatschappij, niet formeel in de organen betrokken waardoor het risico bestaat dat hun belang vergeten wordt.
Om een gedeelde missie centraal te houden wordt daarom een stakeholder board opgericht waarbij alle stakeholders gelijk vertegenwoordigd zijn. De raad van bestuur bepaalt welke stakeholder categorieën er worden gedefinieerd waarbij een minimale vertegenwoordiging van de financiële stakeholders, klanten, medewerkers en maatschappij voorzien zijn. Indien de ondernemer nog actief is in de organisatie wordt deze als aparte stakeholder opgenomen.
Het management krijgt een periode van 2 jaar om deze stakeholder board volledig in te vullen. Indien het daar niet in slaagt moet het een voldoende grote inspanning kunnen aantonen met ontslag als sanctie indien dit niet gebeurd is.
De stakeholder board kan worden opgebouwd door verkiezing, loting van kandidaten of op uitnodiging door de raad van bestuur en komt in principe 2 keer per jaar samen. Er wordt een rotatiesysteem ingevoerd om de meeting voor te zitten. Het belangrijkste doel van de vergadering is om de activiteiten en status van de vennootschap te toetsen aan waardecreatie.
Concreet worden er eventuele waarde-overtredingen naar voorgebracht met voorstellen voor oplossing en worden er suggesties gedaan om waarde per stakeholder te verhogen. Deze bespreking kan optioneel gebeuren aan de hand van de Happonomy scorecard, een tool met scoringsmechanismes per stakeholder.
Een rapport wordt overgemaakt aan de raad van bestuur en CEO van de organisatie met daarin de gesignaleerde waardeovertredingen en bij consensus aangenomen voorstellen ter waardeverbetering per stakeholder.
De Raad van Bestuur kan gemodelleerd worden als stakeholder board, hierdoor is er één orgaan minder. De reden waarom dit niet standaard gebeurt en een apart orgaan wordt gecreëerd is vooral omwille van juridische aansprakelijkheid van haar leden.
